Blog
Užitoční pomocníci na archiváciu dokumentov
V digitálnom veku sa zdá, že sa stále viac sústreďujeme na ukladanie informácií elektronicky. Napriek tomu však stále existuje veľký dopyt po fyzickom archivovaní dôležitých dokumentov, koniec-koncov, v určitých prípadoch to určuje aj zákon. Keď prichádza na archiváciu, správne vybrané produkty môžu ušetriť čas a zabezpečiť bezpečné a usporiadané uchovávanie. V tomto článku sa pozrieme na niekoľko produktov, ktoré sú ideálne pre archiváciu dokumentov - krabice na archiváciu, spisové dosky, archivačné škatule, archívne boxy a archívne spony.
Krabice na archiváciu
Krabice na archiváciu sú základným kameňom pre efektívne usporiadanie a ukladanie dokumentov. Dostupné v rôznych veľkostiach a materiáloch, krabice ponúkajú možnosť skladovania dokumentov podľa kategórií, čo zabezpečuje jednoduchý prístup a prehľad.
V drvivej väčšine, rovnako ako je tomu napríklad u značky EMBA sú krabice na archiváciu vyrábané z odolného kartónu, ktorý zabezpečí bezpečné uloženie. V závislosti od rozmerov plánovaných predmetov na archiváciu je možné do bežných krabíc na archiváciu uložiť minimálne 5 a viac zakladačov.
Pre dlhodobé archivovanie odporúčame vyhľadávať krabice s archivačným kartónom, ktorý chráni obsah pred vlhkosťou a inými vonkajšími vplyvmi. Výhodou je veko, ktoré býva buď napevno spojené s archivačnou krabicou alebo je možné ho dodatočne pridať.
Spisové dosky
Spisové dosky sú ideálnym riešením pre organizáciu a ochranu jednotlivých dokumentov. S pevným obalom a možnosťou označenia obsahu, spisové dosky uľahčujú identifikáciu a triedenie dokumentov podľa potreby. Tieto dosky sú vhodné nielen pre bežné kancelárske dokumenty ale aj pre cenné záznamy a fotografie.
V súčasnosti sa vyrábajú spisové dosky z recyklovaných materiálov, ktoré ponúkajú nielen ochranu dokumentov ale zároveň znižujú zaťaženie prírody. Oblé hrany na spisových doskách zabezpečujú ochranu uložených dokumentov pred poškodením.
Archivačné škatule
Archivačné škatule sú efektívnym spôsobom, ako udržať väčšie množstvo dokumentov pokope. Súčasné archivačné škatule sú často navrhnuté tak, aby boli odolné voči opotrebovaniu a zabezpečili ochranu dokumentov pred prachom a svetlom. S ich pomocou môžete ľahko organizovať a uložiť väčšie množstvo dokumentov v regáloch alebo komorách.
Mnoho archivačných škatúľ je možné použiť aj pre archiváciu, prípadne prenos citlivých dokumentov, akými sú rôzne štátne listiny, prípadne dokumenty osobitého určenia. Veľkej obľube sa tešia archivačné škatule pre odovzdávanie dokumentov do Štátneho archívu. Zabezpečte aj vy svoje dokumenty nielen proti prachu a svetlu ale aj proti neželanému úniku informácii.
Archívne boxy
Archívne boxy sú väčšie kontajnery, ktoré poskytujú priestor na ukladanie veľkého množstva dokumentov alebo objemnejších predmetov. Mnoho z nich je navrhnutých s ohľadom na ľahký prístup a manipuláciu, čo uľahčuje organizáciu a archiváciu. Niektoré archívne boxy majú integrované popisy alebo etikety, čo zjednodušuje identifikáciu ich obsahu.
V závislosti od rozmeru archívneho boxu je možné ich stohovať spoločne, napr. do väčšej archivačnej krabice. Zároveň archívne boxy umožňujú rozličné variácie použitia a je v nich možné uložiť dokumenty aj s dobou archivácie do 25 rokov. Predstavujú tak skvelé riešenie pre bezpečné a prehľadné uloženie archivovaných faktúr, bločkov a ďalších dokumentov v účtovníctve.
Archívne spony
Archívne spony sú jedným z najlepších spôsobov, ako udržať dokumenty v jednotnom poradí. Tieto spony sú navrhnuté tak, aby držali väčšie množstvo papierov na jednom mieste, a tým zaisťovali poriadok a jednotný vzhľad.
Sú tiež skvelým riešením pre organizáciu dokumentov, ktoré sa budú často používať, pretože umožňujú jednoduchý prístup k obsahu bez nutnosti vyberať všetky dokumenty z archívnej krabice alebo škatule.
Pri archivácii dokumentov je dôležité zvoliť správne produkty, ktoré zodpovedajú vašim potrebám a zároveň zabezpečujú bezpečné a usporiadané uchovávanie.
Krabice na archiváciu, spisové dosky, archivačné škatule, archívne boxy a archívne spony sú všetko nevyhnutné nástroje pre efektívnu a systematickú archiváciu. S ich pomocou môžete nielen udržiavať poriadok vo vašich dokumentoch, ale aj zabezpečiť, že budú chránené pred vonkajšími vplyvmi a dostupné vždy, keď ich budete potrebovať.